V roce 2021 začala Agilní transformace T-Mobile CZ a Slovak Telekom. Z pohledu operátora se jednalo o velkou věc, chyběla zde interní zkušenost. Na úrovni boardu podpora od mezinárodní konzultační společnosti, ale bylo potřeba hands-on podporu s designem a s rozjetím Tribes, ke kterému jsme byli přizváni.
Všechno bylo pro většinu lidí v T-Mobile nové – Agilní myšlení, pojmy (Tribes, Squads), metodika (Scrum, OKRs). Bylo potřeba zajistit někoho, kdo pomůže prakticky s překlopením tradiční organizace do tohoto nového světa, který bude “rychlejší”, “lepší” a ”úspěšnější”.
Na začátku spolupráce (podzim 2021) se definovaly tři pilotní, tzv. Lighthouse Tribes. Klíčem byla velikost. Pay as you go (PAYG) – Tribe, který už nějakou dobu měl cross-functional týmy a Agilita byla dalším logickým krokem, TV CZ a TV SK vhodné pro Agilitu z toho důvodu, že se jednalo o části, které měly zase ohraničený produkt.
Spolupráce probíhala v období podzim 2021 – prosinec 2022, momentálně pokračujeme v koučování a ad-hoc mentoringu lídrů. Celkem se spolupráce týkala více než 100 lidí. Tato case study popisuje naše působení v PAYG Tribu.
PAYG Tribe
Pay as you go neboli PAYG Tribe má jako své produkty, které rozvíjí jak byznysově tak technologicky, předplacené karty T-Mobile Twist a další značky jako Kaktus, Mobil.cz, atd. Transformace se celkově týkala 25 lidí, kteří byli v rámci designu rozděleni do 4 squadů. Tribe leadem tohoto Tribu je Andrea Kilingerová, která s námi spolupracovala také na vytvoření této case study.
Jak začala vzájemná spolupráce?
Na podzim 2021 proběhla řada schůzek s cílem definovat a designovat nové Tribes dle jednoho z modelů škálování, tzv. Spotify modelu, který si klient zvolil. Transformace celé firmy byla primárně řízena mezinárodní konzultační společností, my jsme měli na starosti design a nastartování uvedených Tribes.
Realizovali jsme společné schůzky s Tribe a Tech Leads a interními kouči 2x týdně, kde jsme šli do nutného detailu a odbavovali agilně položky z námi definovaného Tribe transformačního backlogu. Backlog obsahoval témata jako Agilní plánování na úrovni Tribe, co jsou OKRs a jak se liší od KPIs, jak udělat Tribe card a Tribe memo (základní popis Tribe – účel, organizační dělení, klíčové role, cíle ve formě OKRs na rok a kvartál).
“V T-Mobile nikdo neměl předchozí praktickou zkušenost s Agilním typem řízení. Agilní fungování v rámci IT, vycházející ze SAFe metodiky, které ve firmě fungovalo do té chvíle, nebylo ideálním vzorem a pro business lidi bylo poměrně nečitelným organismem,” říká Tribe lead PAYG, Andrea Kilingerová
Co jsme v Tribes konkrétně dělali?
Nejprve jsme definovali záměr a cíl Tribes, posléze strukturu (Squady), potřebné role a kompetence (Squad members, Chapters). Poté proběhl nábor do klíčové role PO, kterého jsme se zúčastnili a poskytli pohled člověka z vnějšku a pohled Agilního experta na vhodnost kandidáta.
“V náboru za mě byla vaše role opět poměrně zásadní, protože převážně interní kandidáti se vzájemně znali, názor člověka mimo perimetr byl velmi cenný. Taky mě ještě napadá, že nám Roman zprostředkoval schůzky s reálnými živými 3D lidmi, kteří v Agilu fungují a přežili i transformaci jejich firem. Díky za to! Bylo to hodně povzbudivé!” dodává Andrea.
Dále jsme společně s interním Agilním koučem Lukášem připravili na začátku ledna Agilní bootcamp. Na něm došlo k oficiálnímu startu Lighthouse Tribes. Jelikož byl v té době COVID v plné síle, vše probíhalo online. Cílem Bootcampu bylo:
- Naučit se zážitkovou formou, co je Agilita a konkrétně rámec SCRUM.
- Definovat si tzv. Squad card – tj. Identitu Squadu (týmu), proč existujeme, jaké máme cíle, dohodnout se na společném fungování (komunikační kanály, pravidelné schůzky, práce s JIRA).
- Představit kroky pro následující týden a celkové schéma prvního kvartálu.
S Boardem bylo dohodnuto, že Q1/2022 bude pilotní a rozjezdový s cílem, aby si vše “sedlo” do nového způsobu fungování a neočekávalo se tím pádem splnění ambiciózních cílů nebo dodávek. Nicméně splnění ročních firemních KPIs očekáváno bylo. Hlavním cílem bylo, aby klienti negativně nepocítili, že interně nějaká transformace probíhá. Po tomto rozhodnutí a transparentní komunikaci do firmy se všem zřetelně ulevilo.
Jaká byla naše role a jaké největší výzvy jsme řešili?
Rolí RainFellows bylo dát podporu hlavně Andrejce (Tribe Lead PAYG), Pavlovi (Tribe Tech Lead PAYG) a Lukášovi (interní AC pro PAYG). Cílem bylo mít na konci Q1 nejen Tribe, ve kterém fungují dodávky, ale i lídry pevně usazené do svých rolí a nezávislé na RainFellows/Romanovi. Nad rámec společných schůzek spočívala podpora lídrů primárně v pravidelných 1on1 schůzkách, kde jsme probírali formou mentoringu témata související s výkonem jejich role a dodávali odpovědi na jejich otázky, jako například řešení konkrétních situací nebo dodávání chybějícího know-how. Později mentoring přešel v koučování na témata, která lídři sami přinášeli.
Největší výzvou, kterou jsme během design fáze ustáli, bylo End-to-End (E2E) složení Tribe. Tlak byl nechat si pouze PAYG business kompetence a IT/dodávky nechat na jiných Tribes. Co je na tom ale Agilního? Naší prioritou bylo co nejvíce se přiblížit ideálu autonomních, E2E Squadů. To se posléze ukázalo jako zásadní pro snížení Time-to-market, zajištění potřebných dodávek a dobrý pocit u lidí v Tribu, že mají konečně pod kontrolou důležitá rozhodnutí. Za velké zlepšení standardní dodávky jsme si stanovili hodnotu menší než 45 dní. Postupnými kroky jsme hned v prvním kvartálu dosáhli výrazně lepší hodnoty, a to 33 dní.
„RainFellows nám průběžně dodávalo jistotu a odhodlanost při některých důležitých rozhodnutí. V okamžiku, kdy začínáte na zelené louce, stavíte Tribe, komplexní ekosystém business a technology lidí s velkými očekáváními, cítíte obrovskou zodpovědnost.“, zmiňuje Pavel.
Výzvou bylo nejen sestavit E2E fungující tým, ale i to, že Lighthouse Tribe musel najít způsob, jak nadále podpořit existující dodávky ze stále ještě platné a rozpracované roadmapy projektů. V takto „duálním“ režimu je důležitá komunikace, rychlé rozhodování, a hlavně zkušenosti z komplexních transformací.
Již od začátku se ukazovalo, jak důležitým prvkem je spolupráce business a technology. Při designu našeho Pay as you go Tribu jsme se orientovali hlavně na schopnost E2E delivery. Proto jsme se opřeli o simulaci roadmapy, kterou vhodně vybraní business zástupci připravili a kolegové z technology obohatili o expertní odhady. Takto nasimulovaný seznam nejdůležitějších a nejčastěji potřebných rolí a systémů byl pro nás vodítkem pro definování variant definic potřebných kompetencí.
„Je vždy výhodou, pokud pomáhají lidé, kteří dokážou mluvit business i technology řečí. Tenhle RainFellows „tmel“, nabitý Romanovou energií a nepřekonatelnými proudy smíchu pomohl udržet náladu i v okamžicích, kdy nebylo jisté, zda navrhovaný design bude fungovat. Hlubší znalosti IT se ukázaly jako výhodou při ladění technologických procesů na stávajících, často stále monolitických systémech. Velká výzva je najít formu agilní spolupráce vývojových týmů v různých tribech nad jedním takovým systémem. Najít partnera, chápajícího výhody cloud-native mikroslužeb, pro naše spletité prostředí bylo klíčové i pro hledání vhodné cesty nasazení designu Tribu do reality.“, dodává Pavel.
Jak se ukázalo v dalších krocích transformace, závislosti během plánování vedou ke zvýšení komplexity na úrovni centrálního QBR procesu. Klade to pak nároky na “spravedlivý” systém prioritizace a spolehlivé odhady. Centrální Tribes, dodávající pro mnoho ostatních, se jednoduše stávají místem nutné prioritizace se zvýšenou komplexností, stejně jako celý QBR proces. Oproti tomu v našem Tribe byla prioritizace a estimace výrazně snazší. V podstatě šlo o brainstorming nad dvěmi nosnými otázkami:
- Co potřebujeme udělat pro naplnění našich OKRs?
- Zvládneme to během 3 měsíců s našimi kapacitami?
Cokoliv, co se dá diskutovat uvnitř Squadu nebo Tribe je jednodušší. Není třeba vynalézat univerzální klíč pro prioritizaci a estimaci napříč firmou.
Ne všechny závislosti se podařilo odstřihnout během designu. U velkých firem je málokdy Tribe zcela nezávislý na svém okolí. Zůstalo pár kritických závislostí na centrálních tribech, které realizují veškeré změny v systémech jejichž úpravy nebylo možné distribuovat do tribů. Abychom se vyhnuli konfliktům v prioritách bylo důležité shodnout se na dlouhodobé strategii (nezávislost Tribe) a jak zajistit aktuální kvalitu (Centrální tribes). Ze společných jednání pak vypadl dohodnutý proces.
Jaký byl výsledek?
Intenzivní spolupráce probíhala v období říjen 2021 – září 2022. Jako obvykle po pár měsících po tak zásadní změně jsme čekali negativní Tribe eNPS. Ale to se nakonec ukázalo nejen pozitivní, ale bylo i poměrně vysoké. První měření na konci Q1 ukázalo hodnotu 16, následující kvartál jsme byli na 32 a na konci Q3 jsme dosáhli hodnoty 55.
“Toto je jednou z nejlepších věcí, co mě za poslední X let v TMOB potkala”, hodnotí člen Tribu PAYG
Po tomto období pokračovaly do konce roku 2022 již zmíněné mentoringy a koučování lídrů Tribu. Po drobných výkyvech způsobených další vlnou Agilní transformace jsme se již v průběhu Q4 dostali dokonce na hodnotu Time-to-market (TTM) 22, čímž jsme výrazně překonali původně stanovený plán.
Co PAYG T-Mobile čeká dále?
Dva Squady ze čtyř v PAYG jsou zaběhlé a fungují podle SCRUM bez zásadních problémů. Dva Squady s převahou BAU (Business As Usual) jsme po prvním kvartále podle plánu překlopili do Kanbanu. U jednoho si tento nový způsob práce sedl, u druhého potřebujeme předefinovat položky, které se v Kanbanu sledují a mít tak veškerou práci viditelnou na jednom místě.
Na úrovni strategického plánování (QBR) spolupráce zásadně nedrhne, výjimkou jsou odhady a přetížení jednoho centrálního Tribe – viz odstavec s výzvami výše.
Pro celý Tribe je nyní důležité definovat svou strategii, což ale s implementací Agility přímo nesouvisí.
Zkušenosti očima lídrů
S Andreou a Pavlem jsme průběh celé transformace detailně rozebrali v našem pořadu Agile Talks na Red Button EDU. Poslechněte si, co z jejich pohledu fungovalo během transformace velmi dobře, co se jim osvědčilo a co naopak doporučují udělat jinak.
Ozvěte se nám!
Zaujala vás tato transformace a způsob jakým pracujeme? Chcete zjistit, zda bychom dokázali pomoci také vaší firmě?
Ozvěte se mi, moc rád s vámi nezávazně proberu detaily a zjistíme, jak bychom mohli pomoci i vám.
