Agile a různé Agilní techniky a přístupy jsou tady s námi už přes 20 let. Původ měly v IT a postupně se rozšířily do všech dalších pracovních oborů. Nicméně stále ještě občas narážíme na nepochopení toho, pro koho Agilita ve skutečnosti je a jaké možnosti přináší. Zkusíme zde proto nastínit různé oblasti, ve kterých jsme Agilní přístup potkali/zavedli a přínos, který to pro danou organizaci mělo.
Co tedy Agilní přístup vlastně je? Je to způsob organizace práce, firem, týmů a projektů tak, aby jejich práce přinášela hodnotnější výsledky výrazně dříve a výrazně efektivněji. A to vše při vyšší spokojenosti a větším zapojení zaměstnanců.
Zní to moc hezky, že? Tak pro koho se to dá použít?
Agilita ve vývojovém týmu
Agilní přístup vznikl právě pro práci vývojářských týmů. Hlavním problémem tehdy bylo (a dodnes bývá), že takovýto tým se k požadavkům zákazníka dostává pozdě, pouze zprostředkovaně a bez možnosti do nich mluvit. To často vede k oboustranné frustraci – tým je nucen tvořit něco o čem ví, že je to nesmysl a zákazník dostane něco, co vlastně vůbec nepotřeboval a ještě to musí platit.
Agilní přístup ve vývoji byl vytvořen právě proto, aby přiblížil zákazníky a vývojové týmy k sobě, usnadnil jim komunikaci nad zadáním a zrychlil zpětnou vazbu nad zamýšleným výstupem. Tím pádem zákazník mnohem pravděpodobněji dostane přesně to, co skutečně potřebuje.
Agilita v (jakýchkoliv) projektech
Projekty děláme, abychom dosáhli nějakého zamýšleného výstupu. Například postavili dům, vyměnili počítačový systém za nový, změnili pracovní proces, rozšířili naši nabídku pro zákazníky a podobně. Projekt takovéto aktivity zastřešuje, určuje jim plán, cíl, způsob jak se k cíli dostat, rozpočet a mnoho dalšího. Častým problémem projektů však bývá, že se snaží vymyslet, nastavit a udržet jedinou správnou naplánovanou cestu k výsledku bez ohledu na měnící se realitu. To vede, podobně jako výše práce u vývojových týmů, k rozčarování nad výsledkem – výsledek je pozdě, dráž, případně jiný, než skutečně potřebujeme.
Agilní přístup k projektům je způsob, jak se na projekt dívat jako na živoucí věc kterou ve skutečnosti také je. Jak měnící se požadavky a okolnosti nebrat jako problém, ale jako normální, nebo dokonce vítanou věc, která prostě jen mění pravidla hry a je třeba ji dynamicky zapracovat. Zkušení projektoví manažeři své projekty právě takto vedou. Agilita zde však navíc nabízí své nástroje a přístupy, které klasický projektový přístup zjednodušují a zvyšují pravděpodobnost úspěchu.
Agilita ve výrobní firmě
Odvětví výroby chvíli trvalo, než si našlo cestu k Agilitě, která si nesla nálepku “ty divné schůzky pro ajťáky”. Výroba je přece jasná, popsaná, zřejmá. Požadavky jsou nakreslené v plánech, výrobní proces je daný, případně i technikami Leanu vyladěný. Tak kde je tam místo pro nějakou Agilitu?
Kdykoliv však řešíme téma Agilita ve výrobě, nacházíme spoustu oblastí, kde se uplatní.
- První oblast je oblast tvorby nových výrobků – tam týmy jednoznačně spadají do kategorie “vývojový tým” výše. Fakt že pracují fyzickými výrobky a prototypy nic nemění na faktu, že Agilita jim pomáhá si ujasnit cíl a dojít k němu svižněji a mnohdy kratší cestou.
- Druhá oblast je oblast plánování, projektů a kapacit. Tam často Agilní principy pomáhají správně seřadit priority, přijít na to jak správně organizovat a řadit projekty a jak si vyřešit přetížení týmů, vedoucí ke zpožděním.
- A třetí oblast je často oblast kultury a respektu. Výroba je dnes stále ještě často doménou manažerů typu “rozděl a panuj”, kteří vše řídí napřímo a členové týmů jsou pro ně jen nahraditelné zdroje. Přece jen, najít dělníka je asi jednodušší, než najít zkušeného programátora bankovních systémů. Agilita zde svými technikami a přístupy pomáhá ukázat, jak správný a respektující přístup dokáže dělat divy s motivací a zapálením zaměstnanců.
O tom co všechno se dá dělat ve výrobě Agilně jsme psali více zde: https://www.rainfellows.com/cs/agilni-ve-strojirenstvi/
Agilita v operativě
Operativní týmy, jako například nákupní a fakturační oddělení, přece jen zpracovávají jasné požadavky které k nim chodí podle standardů, které mají definované. Kde je tady potřeba nějaká Agilita?
Agilita v operativě jde opět aplikovat na více úrovních. Jednak operativní týmy bývají často přetíženy, ať už dlouhodobě, nebo nárazově. Jednoduché techniky vizualizace (jako je např Kanban) jim pomohou s potřebnou prioritizací, případně odhalí, které části jsou dlouhodobě zanedbávány a přinesou i konkrétní návrhy co s tím.
Druhak – i operativní týmy pracují na rozvojových aktivitách a projektech. Většinou se je snaží “nějak” stihnout při standardní práci. Agilní techniky (např. jednoduchý odlehčený sprint a plánování) jim pomáhají ujasnit si co je aktuálně priorita a jaký alespoň maličký kousek projektu mohou odpracovat a tím celý projekt skutečně dotáhnout.
Agilita v managementu
Každá firma má své manažery a leadery a ti zpracovávají množství úkolů, projektů, denní práce a témat – občas až neuvěřitelné množství. Tyto úkoly jsou prostě potřeba k chodu firmy, zkrátka se musí udělat. Tak co na tom Agilizovat?
Agilita v managementu zde může přinést podobné benefity jako u operativních týmů. Pomůže vybrat leaderům co má aktuálně tu nejvyšší prioritu, soustředit se na to a téma skutečně odbavit, ne jen uhasit. Zároveň jim pomůže si i vydefinovat, co to znamená, že je téma odbaveno – nejen “mám řešení na papíře”, ale také že řešení bylo promyšleno, prošlo oponenturou, bylo implementováno a přináší chtěné benefity. Takováto formalizace práce přináší často leaderům nejen více odbavených témat, ale také větší klid v práci a méně “hašení požárů”.
A v neposlední řadě, často leaderům pomůže si zvědomit co všechno opravdu dělají, kolik na tom stráví času a umožní jim to porovnat s jejich záměrem, kolik času kam vlastně investovat chtěli. Toto jim i pomůže pochopit, proč některé aktivity a projekty dělané jejich zaměstnanci neběží tak rychle, jak by si přáli – a hlavně co pro to mohou sami udělat! Tímto proaktivním přístupem jdou zaměstnancům příkladem a opět zesílí jejich zapojení.
Agilita na úrovní představenstva
Představenstvo firmy (Board) je nejvyšší vrstva leaderů ve firmě, nicméně jde pořád jen o skupinu leaderů. Týkají se jich stejné témata, problémy, ale i možnosti, jako leaderů v managementu.
Znalost Agility na úrovni představenstva je navíc skvělý předpoklad k úspěšnému průběhu jakýchkoliv Agilních iniciativ napříč firmou. Každá iniciativa “napříč” totiž potřebuje nějakého vlastníka/sponzora, který ji udržuje v chodu svou pozorností. Znalost Agilních principů tak členům představenstva pomůže pochopit co je od nich zapotřebí a jak sami mohou výrazně ovlivnit úspěšnost i zdánlivě vzdálených iniciativ. Navíc zejména u takto vysoko postavených sponzorů je efekt pocitu “je v tom s námi” silný a přínosný.
Agilita v Transformaci a zlepšovacích změnách
Všechny firmy prochází změnami – od malých a operativních, až po veliké a strategické. Tyto změny jsou přímo řízeny členy managementu a představenstva, je to jejich práce. Tak proč Agile?
Typická firemní transformace je poměrně komplexní aktivita zahrnující veliký počet aktivit, artefaktů a soft-úkolů. V lepším případě bývá řízena projektově (viz. výše), v horším případě chaoticky. V takovém případě Agilita v Transformaci přináší několik aspektů potřebných pro úspěch. Pomáhá vizualizovat a prioritizovat tu spoustu transformační práce, pomocí iterací pomáhá zaměřit se na klíčové hodnotné části a ty svižně dotahovat, pomáhá průběžně přehodnocovat cíle transformace aby zůstala hodnotná, a také pomáhá dívat se na kulturní aspekt změn – jak to bude působit na lidi a jak změny dělat týmově a s nimi.
Agilita v HR
HR je přece jenom podpůrná funkce, která nám má dodat schopné lidi pro práci za rozumné peníze, případně řešit byrokracii s nimi spojenou. Tak k čemu by jim byla Agilita?
Takovéto zjednodušení a odmítnutí skutečné funkce HR a Agility v HR ještě občas potkáváme – dokonce i ve zdánlivě modelových firmách jsme potkali lidi z HR až na chvostu aktivit, kde jen schytávali palbu ze všech stran. Ano, HR může fungovat jen jako servisní organizace, ale daleko větší hodnotu přináší, když je doceněna i jeho role jako Human Relations, kde mimo zmíněné práce i pomáhají lidem ve firmě skutečně žít a práci si (v rámci možností) užívat. Agilita jako taková může jednak HR pomoci s jejich administrativní a procesní stránkou, ale hlavní roli hraje v rozvoji firemní kultury. Agilní kultura staví na respektu k lidem a zapojení těchto lidí i do důležitých rozhodnutí. Použití správných Agilních technik, přístupů a myšlenkových modelů může firmě ušetřit velké náklady na retenci a budování zaměstnanecké značky.
Agilita a lidé
Speciální kapitola na konec, která již byla částečně obsažena v odstavcích výše. Spousta lidí si pod slovem Agilita představí jen techniky, procesy, rychlejší vývoj a ranní standupy. Tato technická část Agility je známější, protože je jednodušší, dobře se prodává, snadno se učí a implementuje, a v podstatě s ní nejde nic moc zkazit.
Existuje ale i druhá, ne-technická část, Agilita a lidé, které se obecně říká Agilní kultura. Agilní kultura staví na respektu k lidem, víře v jejich schopnosti a na bezpečném prostředí k experimentům a (kontrolovaným) selháním. Jen tím totiž ve svých týmech vybudujete tu skutečnou sebedůvěru, nadšení a bájný tah na branku, které vidíme v inspirativních Agilních videích.
Tato práce na Agilní kultuře už tak oblíbena není, z mnoha důvodů: není snadné se ji skutečně dobře naučit, předat a pochopit, dá se poměrně jednoduše zkazit a hlavně je pracná – vyžaduje spoustu píle a mravenčí práce. Pracujeme zde s lidmi a lidským egem a to je holt práce složitá. Ono je přece TAK jednoduché si jako manažer vyhrnout rukávy, týmu do toho vběhnout, efektivně jim to vyřešit, rozhodnout za ně… “Však oni to tak sami ode mě chtějí! Od toho jsem manažer, ne?” Jenže právě tím týmům odebíráme autonomii, ochuzujeme je o cenné lekce a činíme je závislými na osobě leadera – děláme z nich “jen” pracovníky. Téma Agilita a lidé není jednoduché, ale prostupuje všemi aspekty práce ve všech oborech bez výjimky a přináší obrovskou hodnotu.
Více o Agilní kultuře jsme napsali tady: https://www.rainfellows.com/cs/agilni-kultura-a-leadership-clanek/
Kterou Agilní oblast jsme vynechali? Případně znáte nějakou oblast, kde jste přesvědčeni, že si Agilita místo nenajde?
