Čím dál více oblastí lidské činnosti je v dnešní době charakteristických nestabilitou (Volatility), nejistotou (Uncertainty), komplexností (Complexity) a nejednoznačností (Ambiguity) – žijeme v tzv. VUCA světě.
V kontextu Cynefin rámce (https://thecynefin.co/about-us/about-cynefin-framework/) se naše výzvy a příležitosti mnohem častěji než v minulých dekádách pohybují v kategorii Komplexního prostředí, kde nejsme narozdíl od Stabilního a Komplikovaného prostředí i při sebevětším úsilí schopni předem rozpoznat dopady (důsledky) našich akcí (příčin). “Nevíme, co nevíme” a tím pádem se na to nejsme schopni předem připravit. Neexistují osvědčené postupy ani experti “znající pravdu”. A dlouholetá zkušenost nám dává za pravdu, že veškeré plánování postavené na snaze detailně popsat cíl/výsledek a cestu k němu za těchto okolností nevede
a ani nemůže vést k úspěchu.
Pro lídry to znamená nutnost rychle se přizpůsobovat změnám, lépe plánovat i s nedostatkem informací
a podporovat flexibilitu a inovativní přístup týmu. Cílem je zlepšit schopnost týmu reagovat na neočekávané výzvy a proměnlivé podmínky.
Schopnost přizpůsobit se tomuto prostředí a dlouhodobě a udržitelně v něm úspěšně fungovat, vyžaduje mj. naučit se radikálně zjednodušovat, a to na různých úrovních.
Jakým způsobem zjednodušovat?
1. Prioritizace potřeb – soustředit se na ty nejpodstatnější potřeby stakeholderů (zainteresovaných stran)
a uspokojovat je podle důležitosti/přínosu/dopadu pro ně.
Ve VUCA světě (Komplexní oblasti Cynefin rámce) je mnohem lepší naplnit nejdůležitější potřeby co nejrychleji, než naplnit všechny potřeby, ale pozdě. Často se díky proměnlivosti těchto oblastí může stát, že se naplnění byť i jen klíčových potřeb ukáže jako dostatečné, protože se potřeby i jejich důležitost mohou během implementace řešení radikálně změnit.
Otázky, které je vhodné si klást:
- Kdo, co a proč potřebuje? – neopomenout klíčové stakeholdery (role/lidi).
- Co potřebuje více a co méně? – málokdy je všechno stejně důležité, ale neřekneme si to.
- V jakém časovém horizontu to potřebuje (co dříve a co později)? – uspokojení některých potřeb je naléhavější, případně přináší další vedlejší benefity.
- V jakém časovém horizontu to potřebuje (co dříve a co později)? – uspokojení některých potřeb je naléhavější, případně přináší další vedlejší benefity.
2. Minimalistické řešení – minimalizovat řešení na nejmenší možnou variantu (Minimal Viable Product = MVP), která naplní klíčové potřeby stakeholderů v daném čase.
Je důležité si ji odsouhlasit se stakeholdery a společně definovat kritéria, podle kterých vyhodnotíme její naplnění! Zjednodušením řešení se sníží doba jeho implementace a tím i pravděpodobnost kritických vnějších změn během ní. Zároveň se snižuje potřeba alokovat experty na více projektů zároveň a tím
i nechtěných závislostí, mezi projekty a přepínaní kontextu.
Otázky, které je vhodné si klást:
- Co musí splňovat minimální řešení, aby naplnilo nejdůležitější potřeby nejklíčovějších zainteresovaných stran co nejdříve?
- Co naopak explicitně nemusí být jeho součástí?
- Co by se stalo, kdyby jeho součástí nebylo AB? Co když to nebude umět CD? Stačí,
když uděláme pouze EF?
- Podle jakých konkrétních kritérií si se stakeholdery co nejobjektivněji vyhodnotíme, jestli je nebo není jejich potřeba (nebo její část) v daném čase naplněna?
3. Inkrementální přístup – rozložit implementaci řešení na menší celky (inkrementy) a ty dodávat postupně, přírůstkovou metodou.
Menší celek je z principu jednodušší, není v něm tolik závislostí (vnitřních i vnějších), lépe se předvídá
a odhaduje a lze jej jednodušeji rozložit na menší úkoly.
Dokážeme také pružněji reagovat na změny priorit (změny potřeb zainteresovaných stran v čase, externí změny apod.), protože po dodání hotového hodnotného inkrementu řešení (např. během měsíce nebo kvartálu) můžeme změnit prioritu mnohem jednodušeji než v případě, kdy je všechno rozpracováno a nic použitelné (např. během jedno nebo víceletého projektu).
Otázky, které je vhodné si klást:
- Co jsme schopni dodat v co nejkratším časovém úseku (kvartál, měsíc, týden, den…) tak,
aby v tom byla hodnota pro stakeholdery a byli nám schopni co nejdříve dát zpětnou vazbu ohledně přínosu pro ně?
- Z čeho bychom ještě mohli ubrat, abychom doručili hodnotu v ještě kratším čase?
4. Iterativní přístup – doručovat v kratších časových intervalech (iterace).
Čím kratší je iterace, tím menší je inkrement řešení a tím i jeho složitost. Zároveň je pro tým jednodušší udržet dohodnuté priority i další dohody pro danou iteraci (“nerozutečou se” různými směry).
Otázky, které je vhodné si klást:
- V jakých cyklech v současnosti fungujeme a v jakých oblastech by bylo přínosné je v rámci zjednodušení zkrátit? Např. roční projekt rozložit do kvartálů, kvartály naplnit měsíčními dodávkami a ty realizovat pomocí týdenních iterací…
5. Znovupoužitelnost – Hledat prostor pro opakované využití již hotových řešení, jejich částí i přístupů, které používáme při jejich vyvtáření. A zamýšlet se i při samotné tvorbě, jak zajistit opakovanou použitelnost nejen v případných dalších iniciativách, ale i v dalších iteracích práce
na aktuálním řešení.
Otázky, které je vhodné si klást:
- Co existujícího můžeme znovu využít nebo koupit (řešení nebo jeho části, zkušenost lidí nebo jejich expertízu…) namísto toho, abychom to vytvořili? Kde hrozí drahé znovuvynalézání kola?
- Z čeho můžeme v rámci řešení vytvořit znovu použitelné celky (komponenty, rámce, knowledge base, vzory)?
Autoři článku: Martin Chmelař & Tomáš Tureček
